PENGENALAN

Bahagian Perhubungan Awam dan Penyelidikan adalah salah satu daripada bahagian yang terdapat di Jabatan Daerah Belait. Bahagian ini berperanan meningkatkan imej yang baik dan sifat pemedulian Jabatan dengan meningkatkan layanan dan pemedulian Jabatan terhadap permasalahan dan sungutan orang awam agar dapat mewujudkan semangat muhibbah dan kerjasama antara Jabatan Daerah Belait dengan Jabatan-Jabatan kerajaan serta NGO juga pihak media dan orang awam. Bahagian Perhubungan Awam Dan Penyelidikan ini dipimpin oleh seorang Pegawai Tugas-Tugas Khas Tkt II. Manakala pegawai yang mengetuai bahagian ini ialah seorang Penolong Pegawai Kerja Tkt. II. Seramai 4 orang kakitangan dibawahnya yang menerajui bahagian ini. Seorang Pegawai Luar, seorang kerani dan 2 orang pengawas kecil.

DEFINISI

Perhubungan Awam boleh didefinisikan sebagai suatu fungsi pengurusan yang bersifat berterusan dan dirancang dimana sesebuah organisasi akan mencari jalan untuk mendapat dan mengekalkan persefahaman, simpati dan sokongan daripada mana-mana pihak yang berkenaan. Ini dijalankan dengan cara menilai pendapat awam terhadap organisasi mereka supaya dapat berhubung dan menyampaikan dasar, polisi dan peraturan-peraturan mereka serta mencapaikanya melalui perancangan dan penyelesaian yang lebih lengkap untuk kepentingan bersama.

Manakala Penyelidikan bermaksud menyelidiki sesuatu hal dengan membuat penyiasatan terhadap sesuatu individu untuk mengenal pasti akan sesuatu laporan/aduan orang awam adalah tepat dan betul. Apabila sudah terbukti betul dengan disertakan gambar-gambar sebagai bukti maka barulah sesuatu permohonan itu dipanjangkan ke peringkat yang seterusnya sehingga masalah selesai.

TUJUAN

Dasar Perhubungan Awam bermatlamat untuk “mempastikan imej baik Organisasi sentiasa terpelihara dan dipertingkatkan melalui persefahaman, penerimaan, kepercayaan, keyakinan dan kerjasama yang diperolehi berkaitan layanan dan perkhidmatan yang berkualiti, cekap dan berkesan dalam hubungannya dengan orang ramai”.

Tujuan asas perhubungan awam adalah untuk mendapatkan sokongan masyarakat atau kumpulan-kumpulan tertentu terhadap sesebuah organisasi atau sesebuah program. Sokongan ini akan timbul sekiranya individu atau kumpulan yakin terhadap objektif organisasi/program dan faedah yang boleh didapati, sama ada oleh individu/masyarakat/negara.

Menjadi tugas dan tanggungjawab individu-individu organisasi untuk memberitahu masyarakat umum tentang aktiviti yang dijalankan oleh organisasi dan individu bagi membolehkan masyarakat umum membulatkan pandangan dan sikap mereka terhadap organisasi.

Dengan perkataan lain imej organisasi perlu berada di peringkat yang terbaik dan tugas individu dalam organisasi adalah untuk menjaga dan mengekalkan imej ini.

FUNGSI PERHUBUNGAN AWAM

1. Mengukur, menilai dan menginterpretasikan sikap pelbagai publik yang berkenaan (Peringkat mengumpul maklumat daripada publik yang boleh mempengaruhi kedudukan)
2. Membantu pihak pengurusan dalam mendefinisikan objektif untuk kefahaman dan penerimaan publik terhadap barangan, rancangan, polisi dan tenaga pekerja.
3. Melengkapkan objektif ini dengan kepentingan keperluan dan matlamat pelbagai publik yang berkenaan (peringkat membuat perancangan).
4. Membentuk, menilai dan menjalankan kefahaman publik. (Kenyataan akhbar, sidang akhbar, ikhlan, promosi, pameran, rumah terbuka, derma atau apa saja kegiatan lain yang boleh mendatangkan imej yang baik.

PRINSIP PERHUBUNGAN AWAM YANG BAIK DALAM ORGANISASI

1. Memahami organisasi.
2. Mempelajari dan memahami system komunikasi tidak formal.
3. Mencari pengalaman untuk meningkatkan kemahiran.
4. Mencari rakan sumber idea dan kerja.
5. Menyesuaikan matlamat diri dengan organisasi.
6. Belajar berkomunikasi dengan baik.
7. Hindarkan berkomplot merancang menentang.
8. Berkawan seramai yang perlu.
9. Peka dengan isu semasa.
10. Hindarkan penggunaan pertalian anda untuk menentang ketua.
11. Maklumkan kepada ketua segala aktiviti yang berkaitan dengannya.
12. Berguna kepada mereka yang berkenaan.
13. Mendengar dengan baik.

SIFAT PERIBADI SEORANG PERHUBUNGAN AWAM

1. Fasih bertutur/berpidato.
2. Menjadi pendengar yang setia.
3. Pemerhati yang sepi.
4. Cepat mempelajari.
5. Pandai menyesuaikan diri.
6. Mempunyai daya ingatan yang kuat.
7. Boleh memahami hati manusia.
8. Sabar.
9. Berani.
10. Jujur.
11. Amanah.
12. Berdisiplin.
13. Penulis yang baik.
14. Peka kepada perubahan.
15. Boleh menghasilkan idea-idea baru.
16. Tenang dan cekap bertindak pada waktu kecemasan.
17. Berdiplomasi.
18. Cekap menjalankan tugas.
19. Matang pemikiran.
20. Keunggulan peribadi.

Kefahaman terhadap prinsip-prinsip Perhubungan Awam menjadi asas dalam menjalinkan hubungan yang baik antara satu pihak dengan pihak yang lain. Perhubungan Awam yang berkesan akan dapat menonjolkan imej sesebuah organisasi. Layanan baik kepada publik yang memerlukan pertolongan dan perkhidmatan dengan memberi maklumat yang tepat dan secara terus-menerus kepada mereka yang berkepentingan akan dapat mengekalkan suasana harmoni dan silaturahim antara organisasi dengan publiknya.

SKOP PENGETAHUAN PEGAWAI PERHUBUNGAN AWAM

Sebagai seorang Pegawai Perhubungan Awam harus memiliki pengetahuan asas mengenai:

1. Misi dan Visi Jabatan
2. Peranan dan Fungsi Jabatan
3. Aktiviti-Aktiviti semasa yang sedang dilaksanakan oleh Jabatan.
4. Penjawat-Penjawat Utama
5. Orang-orang Atasan Daerah / Negeri.
6. Pengetahuan teknikal berkaitan Jabatan.

SIKAP PEGAWAI PERHUBUNGAN AWAM

Dalam apa-apa urusan semasa melaksanakan tugas, Pegawai Perhubungan Awam hendaklah sentiasa mengamalkan sikap :

1. Memberi layanan adil terhadap semua aduan sama ada aduan kakitangan atau aduan awam.
2. Sentiasa memberikan layanan mesra
3. Sentiasa bersikap berkecuali
4. Tidak beremosi menangani aduan
5. Tidak berdendam
6. Bersikap Pro-aktif
7. Menunjukkan perwatakan dan ketrampilan yang baik dan kemas.

PERKARA-PERKARA DILARANG

Bagi mengelakkan sebarang kekeliruan dan salah tafsiran, Pegawai Perhubungan Awam dilarang :

1. Menyentuh soal-soal dasar dan polisi
2. membuat kenyataan akhbar kecuali dengan arahan ketua jabatan
3. membuat kenyataan yang bukan fakta.